Định hướng chuyển đổi, nâng cấp từ hệ thống tổng đài điện thoại truyền thống (Analog) đã lỗi thời sang hệ thống tổng đài contact center đã và đang dẫn đầu trend trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên, để có thể sử dụng tổng đài call center một cách tối ưu thì người dùng phải nắm rõ 12 bước thiết lập tổng đài ảo dưới đây. OMICall đã tổng hợp lại, mời bạn theo dõi ngay để biết thêm chi tiết nhé!
Thiết lập tổng đài VoIP có mấy cách?
Tổng đài contact center nói riêng hay bất kỳ công cụ, giải pháp nào trước khi được đưa vào sử dụng cũng cần phải nắm rõ được 03 bước:
- Giai đoạn nghiên cứu, chuẩn bị
- Giai đoạn di chuyển và thiết lập
- Giai đoạn sau khi thiết lập tổng đài call center
Nhìn tổng quan, tổng đài VoIP là một giải pháp nghe/gọi trực tiếp trên nền tảng cloud computing. Mọi thông tin, data đều được lưu trữ trực tiếp trên internet. Vì thế cơ quan sử dụng có thể giảm được chi phí cũng như quá trình nghiên cứu để đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, nối dây cáp,… như hệ thống tổng đài Analog cũ ngày xưa.
Đến đây chắc bạn sẽ đặt ra câu hỏi: “Nếu đã không mất thời gian để đầu tư vào hạ tầng viễn thông, vậy chúng ta nghiên cứu và chuẩn bị như thế nào? Di chuyển và thiết lập ra sao?”
Bước 1: Xác định nhu cầu khi cài đặt tổng đài ảo
Để đi đến quyết định chuyển sang hệ thống mới, bạn phải nắm bắt rõ nhu cầu sử dụng tổng đài điện thoại của mình là gì nhằm giúp lựa chọn gói cung cấp phù hợp, tránh trường hợp bị thiếu hay lãng phí. Ví dụ:
Extension – Số lượng user trên tổng đài
Ngân sách
Các yếu tố về thủ tục, pháp lý
Các trang thiết bị đầu cuối cần chuẩn bị
…
Bước 2: Ưu tiên cài đặt tính năng phù hợp nhu cầu
Đây là một số chức năng tổng đài contact center OMICall mang đến cho bạn khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi:
Không giới hạn mở rộng máy nhánh
Trả lời cuộc gọi tự động (IVR)
Quản lý data khách hàng (Tích hợp CRM)
Ghi âm, chấm điểm cuộc gọi
Gọi trong công ty miễn phí 100%
Nghe/Gọi hàng loạt không giới hạn
Video Call, Chatbot
Quản lý, giám sát đội ngũ
…
Bước 3: Kiểm tra băng thông
Tổng đài Đa Kênh Thông Minh (Tổng đài ảo) hoạt động thông qua Internet, vì vậy bạn cần đảm bảo doanh nghiệp bạn đáp ứng được băng thông đủ rộng để thực hiện các cuộc gọi thật mượt mà. Dù là đây không phải là vấn đề quá lớn, theo như báo cáo của Ookla thì mọi băng thông được doanh nghiệp sử dụng hiện nay đều có độ rộng trung bình trên 50 Mbps.
Các cuộc gọi được đánh giá chất lượng qua tổng đài call center đều phải tuân thủ các quy luật sau:
Băng thông: 100 Kbps/dòng (Ví dụ: 10 dòng cần 1000 Kbps hoặc 1 Mbps)
Độ trễ: 150ms (Mili giây) trở xuống
Jitter: 20ms (Mili giây) hoặc ít hơn
Bước 4: Lựa chọn sử dụng thiết bị đầu cuối
Để thiết lập tổng đài contact center, việc quyết định sử dụng thiết bị đầu cuối như thế nào sẽ phụ thuộc rất lớn vào mong muốn của doanh nghiệp. Tuỳ vào tính chất công việc của đội ngũ nhân viên là thường xuyên di chuyển bên ngoài hay chủ yếu làm việc tại văn phòng.
Nếu nhân viên thường xuyên đi khảo sát thị trường, gặp khách hàng,… thì công ty nên sử dụng Softphone. Ngược lại, nếu nhân viên chủ yếu ngồi tại văn phòng thì bạn hãy sử dụng IP Phone hoặc tai nghe tổng đài để chất lượng cuộc gọi được tốt nhất.
Bước 5: Thay đổi đầu số
Nếu bạn là một công ty mới thành lập hoặc muốn chuyển mới hệ thống hoàn toàn, không muốn sử dụng lại đầu số cũ thì hãy đăng ký một đầu số mới. OMICall ngoài cung cấp tổng đài contact center cho cơ quan, còn hỗ trợ cung cấp đến Quý Khách Hàng kho số tổng đài chất lượng với đa dạng đầu số: 1800, 1900, 028, 024, mobile SIP,…
nếu bạn cần sử dụng đầu số hotline đã gắn liền với thương hiệu của mình, chỉ cần thông báo với OMICall. Chúng tôi sẽ giúp bạn thay đổi đầu số từ PSTN sang VoIP vô cùng nhanh chóng.
Bước 6: Thêm mới và quản lý người dùng
Ở bước này, bạn chỉ cần list ra chi tiết danh sách những người sẽ sử dụng hệ thống tổng đài ảo. Ví dụ như bộ phận cs sẽ bao gồm ai? Bộ phận bán hàng sẽ có những nhân sự nào? Ai sẽ là người có quyền quản lý và phân bố công việc trên phần mềm tổng đài?…
Bước 7: Cài đặt thiết bị đầu cuối
Đây là bước thiết lập các thiết bị đầu cuối cho tổng đài cloud. Nếu bạn đang sử dụng softphone, nhà cung cấp sẽ tạo ra cho mỗi user một tài khoản để đăng nhập riêng biệt. Nếu bạn dùng IP Phone, số lượng IP Phone sẽ được OMICall giao theo đúng số lượng người dùng mà bạn đăng ký.
Bước 8: Tạo dựng kịch bản cuộc gọi
Tại bước này, bạn chỉ cần xây dựng kịch bản cuộc gọi có điều hướng rõ ràng để đưa vào tính năng IVR trên công cụ. Điều này sẽ giúp bạn tương tác tức thời với khách hàng khi họ liên hệ đến tổng đài, tránh trường hợp thiếu nhân viên trực và khách hàng không được chăm sóc, tư vấn đúng lúc.
Sử dụng tổng đài cloud, bạn có thể điều chỉnh kịch bản cuộc gọi bất cứ lúc nào. Vì vậy bạn có thể tối ưu trên từng chặng đường kinh doanh của mình, mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.
Bước 9: Test thử kết nối mạng
Khi đã lắp đặt tổng đài VoIP thành công, hãy test kết nối mạng trên tổng đài có ổn định hay không, độ trễ nhiều hay ít bằng cách:
Tự gọi thử vào di động cá nhân của bạn
Sử dụng số di động cá nhân để gọi vào tổng đài
Giữ máy để kiểm tra chất lượng âm thanh cuộc gọi
Bước 10: Trải nghiệm thử máy nhánh
Sau các bước trên, mọi thứ trên tổng đài đã gần như hoàn thiện. Ngoài ra bạn cần kiểm tra lại một lần nữa để chắc rằng các người dùng đã được sắp xếp đúng vị trí trên tổng đài. Không những thế, bạn có thể gọi nội bộ cho nhau để xác định một cách chính xác hơn.
Bước 11: Thiết lập lời chào tổng đài
Lời chào đóng vai trò khá quan trọng ở bất kỳ cuộc gọi nào, vì nó giúp khách hàng xác định được mình đã liên hệ đúng với hotline doanh nghiệp hay chưa. Không chỉ thế, lời chào thể hiện được sự chuyên nghiệp, chu đáo của doanh nghiệp đối với từng khách hàng của mình.
Bước 12: Cài đặt thêm các công dụng bổ sung
Bước này sẽ giúp cơ quan hoàn thiện 100% những yếu tố một tổng đài call center cần có, giúp tối ưu cách làm việc và năng suất của toàn đội ngũ.
Vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
