Nhu cầu chuyển đổi, nâng cấp từ bộ máy tổng đài điện thoại truyền thống (Analog) đã lỗi thời sang hệ thống tổng đài ảo đã và đang dẫn đầu xu hướng trong cộng đồng người sử dụng vào thời điểm hiện tại. Mặc dù vậy, để có thể trải nghiệm tổng đài ảo một cách hiệu quả thì người dùng phải nắm rõ 12 bước cài đặt tổng đài ảo dưới đây mà OMICall đã đúc kết lại, mời bạn theo dõi ngay để biết thêm chi tiết nhé!
Cài đặt tổng đài ảo có mấy giai đoạn?
Tổng đài ảo nói riêng hay bất kỳ phần mềm, dịch vụ nào trước khi được đưa vào dùng cũng cần phải nắm rõ ràng được 03 giai đoạn:
- Giai đoạn nghiên cứu, chuẩn bị
- Giai đoạn di chuyển và cài đặt
- Giai đoạn sau khi cài đặt tổng đài ảo
Nhìn tổng quan, tổng đài ảo là một phương án nghe/gọi trực tiếp trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Mọi thông tin, dữ liệu đều được lưu giữ trực tiếp trên internet. Bởi vậy doanh nghiệp dùng có thể tối ưu được khoản chi cũng giống như công đoạn nghiên cứu để đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, nối dây cáp,… như bộ máy Analog cũ ngày xưa.
Đề cập đây chắc bạn sẽ đặt ra câu hỏi: “Nếu thường không thể mất thời gian để đầu tư vào hạ tầng viễn thông, vậy chúng ta nghiên cứu và chuẩn bị như thế nào? Di chuyển và lắp đặt ra sao?”
Bước 1: Xác định nhu cầu khi thiết lập tổng đài ảo
Để đi đến quyết định chuyển đổi sang hệ thống mới, bạn phải nắm rõ ràng được nhu cầu dùng tổng đài điện thoại của mình là gì nhằm mục tiêu Lựa chọn gói mang lại phù hợp, tránh trường hợp bị thiếu hay lãng phí. Chẳng hạn:
- Extension – Số lượng người dùng trên tổng đài
- Ngân sách
- Các đòi hỏi về thủ tục, pháp lý
- Các trang thiết bị đầu cuối cần chuẩn bị
- …
Bước 2: Ưu tiên cài đặt tính năng phục vụ cho mong muốn
Đây là một vài tính năng tổng đài ảo OMICall mang đến cho bạn khi đăng ký một dịch vụ của chúng tôi:
- Không giới hạn mở rộng máy nhánh
- Giải đáp cuộc gọi tự động (IVR)
- Quản lý thông tin khách hàng (Tích hợp CRM)
- Ghi âm, chấm điểm cuộc gọi
- Gọi nội bộ không mất phí 100%
- Nghe/Gọi hàng loạt không giới hạn
- Clip Call, Chatbot
- Quản lý, giám sát đội ngũ
- …
Bước 3: Kiểm duyệt băng thông
Tổng đài Đa Kênh sáng tạo (Tổng đài ảo) hoạt động hoàn toàn trên mạng, Vì điều đó bạn cần bảo đảm công ty bạn thuyết phục được băng thông đủ rộng để thực thi các cuộc gọi thật mượt mà. Tuy nhiên đây không phải là vấn đề quá lớn, theo như báo cáo của Ookla thì mọi băng thông được doanh nghiệp dùng vào thời điểm hiện tại đều có độ rộng trung bình trên 50 Mbps.
Các cuộc gọi được review chất lượng qua tổng đài ảo đều phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Băng thông: 100 Kbps/dòng (Ví dụ: 10 dòng cần 1000 Kbps hoặc 1 Mbps)
- Độ trễ: 150ms (Mili giây) trở xuống
- Jitter: 20ms (Mili giây) hoặc ít hơn
Bước 4: Chọn lựa thiết bị đầu cuối
Để cài đặt tổng đài ảo, việc tìm kiếm dùng thiết bị đầu cuối như thế nào sẽ phụ thuộc rất lớn vào mong muốn của công ty. Tuỳ vào phẩm chất công việc của đội ngũ nhiều những nhân viên là thường xuyên di chuyển bên ngoài hay chủ yếu làm việc tại văn phòng.
Nếu nhân sự thường xuyên đi khảo sát thị trường, gặp khách hàng,… thì công ty nên áp dụng Softphone. Ngược lại, nếu như nhân viên trọng điểm ngồi tại văn phòng thì bạn hãy dùng IP Phone hoặc tai nghe tổng đài để chất lượng cuộc gọi được tốt nhất.
Bước 5: Chuyển đổi đầu số
Nếu một đơn vị mới thành lập hoặc muốn đổi mới hệ thống hoàn toàn, không mong muốn dùng lại đầu số cũ thì hãy đăng ký một đầu số mới. OMICall ngoài cung cấp tổng đài ảo cho công ty, còn hỗ trợ kho số tổng đài chất lượng với nhiều loại đầu số: 1800, 1900, 028, 024, mobile SIP,…
Mặc dù vậy nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng đầu số hotline đã luôn đi chung với thương hiệu của mình, chỉ phải thông cáo với OMICall. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn chuyển đổi đầu số từ PSTN sang VoIP vô cùng nhanh chóng.
Bước 6: Tạo mới và quản lý người sử dụng
Ở công đoạn này, bạn chỉ phải liệt kê chi tiết danh sách những người sẽ sử dụng hệ thống tổng đài VoIP. VD như bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ bao gồm ai? Phòng ban kinh doanh sẽ có những nhân viên nào? Ai sẽ là người có quyền quản lý và phân bố hoạt động trên ứng dụng tổng đài?…
Bước 7: Cài đặt thiết bị đầu cuối
Đây chính là bước cài đặt các thiết bị đầu cuối cho tổng đài cloud. Nếu như bạn sử dụng softphone, nhà quản lý phân phối sẽ tạo ra cho mỗi người sử dụng một tài khoản để đăng nhập riêng biệt. Nếu như bạn dùng IP Phone, số lượng IP Phone sẽ được OMICall giao theo đúng số lượng người dùng mà bạn đăng ký.
Bước 8: Xây dựng kịch bản cuộc gọi
Ở công đoạn này, bạn chỉ phải xây dựng kịch bản cuộc gọi có điều hướng cụ thể để đưa vào tính năng IVR trên phần mềm. Việc này sẽ giúp bạn trao đổi qua lại tại thời điểm đó với khách hàng khi họ liên hệ đến tổng đài, tránh hoàn cảnh thiếu nhân sự trực và người mua hàng không nên chăm sóc, tư vấn đúng lúc.
Dùng tổng đài ảo, bạn có thể khác biệt kịch bản cuộc gọi bất cứ lúc nào. Vì vậy chúng ta có thể tối ưu trên từng chặng đường kinh doanh của mình, mang lại cho người mua hàng, dịch vụ những kinh nghiệm tuyệt vời nhất.
Bước 9: Xác minh kết nối mạng
Khi đã cài đặt tổng đài ảo hoàn tất, hãy kiểm kỹ lưỡng kết nối mạng trên tổng đài có phù hợp định hay không, độ trễ nhiều hay ít bằng cách:
- Tự gọi thử vào di động cá nhân của bạn
- Dùng số di động cá nhân để gọi vào tổng đài
- Giữ máy để kiểm tra chất lượng âm thanh cuộc gọi
Bước 10: Kiểm duyệt lại máy nhánh
Sau các bước trên, tất cả mọi thứ trên tổng đài đã gần như hoàn thiện. Tuy nhiên bạn phải cần kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn rằng các người dùng đã được sắp xếp đúng vị trí trên tổng đài. Ngoài những điều ấy ra, chúng ta có thể gọi nội bộ cho nhau để xác định chuẩn xác hơn.
Bước 11: Tạo ra lời chào tổng đài
Lời chào đóng nhiệm vụ khá quan trọng ở bất kỳ cuộc gọi nào, vì nó giúp người mua hàng xác định được mình đã liên hệ đúng với hotline doanh nghiệp hay chưa. Bên cạnh đấy, lời chào thể hiện được sự chuyên nghiệp, chu đáo của tổ chức so với từng người mua hàng của mình.
Bước 12: Thiết lập thêm các tính năng bổ sung
Bước này sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện 100% những vấn đề một tổng đài ảo cần có, giúp tối ưu công thức thực hiện công việc và năng suất của toàn đội ngũ.
Hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua:
Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP thông minh – OMICall
Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
Công ty TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT
Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Sài Thành
Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
