Chắc hẳn là khi gọi đến tổng đài bạn đã quá quen thuộc với một giọng nói tự động hướng dẫn các bước thực hiện với nhà cung cấp dịch vụ. Đó chính là tổng đài trả lời tự động viết tắt là IVR, là loại hình đem lại nhiều lợi điểm cho công ty.
Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hệ thống này nhé.
Tổng đài trả lời tự động là gì?
Tổng đài trả lời tự động là tính năng cơ bản trên tổng đài giúp điều hướng khách hàng bằng các phím bấm dựa vào nội dung lời chào gọi, chuyển hướng cuộc gọi đến đúng bộ phận hay phòng ban liên quan để xử lý vấn đề của khách hàng.
Nguyên lý hoạt động rất đơn giản, khi khách hàng thao tác gọi điện đến tổng đài họ sẽ được nghe một đoạn ghi âm làm sẵn. Trong đoạn thoại bao gồm lời chào mừng và hướng dẫn tương tác trên keyboard để điều hướng cuộc gọi theo nhu cầu của khách hàng.
Ví dụ đoạn ghi âm sẵn:
“Chào mừng Quý khách đã gọi đến công ty A. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau:
Phím 1 phòng Kinh doanh
Phim 2 phòng Kế toán
Phím 3 phòng Nhân sự
Phím 4 phòng Kinh doanh Quốc tế
Phím 4 phòng Marketing
Phím 0 để gặp tổng đài viên
Xin cảm ơn”
Từ đó quy trình được đơn giản hóa, khách hàng/đối tác sẽ đưa đến thẳng phòng ban mà mình mong muốn.
Lợi ích tổng đài trả lời tự động mang lại
Sự xuất hiện của hệ thống trả lời tự động mang lại nhiều lợi thế cho công ty và khách hàng, cụ thể là:
Tối ưu công việc
Hằng ngày, bộ phận lễ tân tiếp nhận hàng trăm hàng nghìn cuộc gọi xử lý vấn đề khách hàng.Vì vậy lượng công việc khá nhiều và “làm hoài không hết”. Vì thế khi ứng dụng tổng đài tự động, khách hàng chỉ cần bấm phím mà không cần sự can thiệp của lễ tân. Đặc biệt là vẫn đảm bảo được quy trình chăm sóc khách hàng hiêu quả. Điều này đã giúp cho đội ngũ tiếp tân giảm thiểu khối lượng công việc.
Tiếp cận nhanh hơn
Tổng đài được hỗ trợ từ bộ phận lễ tân, khách hàng sẽ phải trình bày rõ vấn đề cho họ hiểu. phải chờ lễ tân kết nối với đúng phòng ban. Tiếp là, khách hàng sẽ giải thích vấn đề của mình thêm một lần nữa và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, với hệ thống trả lời tự động tất cả vấn đề được giải quyết nhanh chóng. Khách hàng chỉ cần làm theo hướng dẫn và bấm phím để gặp]gặp các phòng ban sẵn sàng hỗ trợ.
Chuyên nghiệp
Các khó khăn hay khiếu nại của khách hàng được xử lý nhanh gọn lẹ, để lại ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Giúp hình ảnh cơ quan của bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Tối thiểu chi phí vận hành
Chi phí đầu tư cho hệ thống rất rẻ so với chi phí doanh nghiệp bỏ ra thuê nhân sự trực điện thoại.
Không chỉ thế, hệ thống tổng đài trả lời tự động còn có thể giám sát chất lượng cuộc gọi như ghi âm, chuyển văn bản thành giọng nói, chấm điểm cuộc gọi,… rất nhiều chức năng được tích hợp vào hệ thống.
Các lưu ý khi áp dụng tổng đài trả lời tự động
Sau đây là một số lưu ý giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống tổng đài tự động hiệu quả:
Lời chào súc tích, rõ ràng: Cơ quan nên cung cấp lời chào càng ngắn gọn càng tốt, đi thẳng vào vấn đề. Không nên lan man, chậm chạp vì những điều đó sẽ khiến khách hàng mất kiên nhẫn.
Đảm bảo thông tin chính xác: Mặc dù cơ quan có thể điều chỉnh thông tin khi xây dựng tổng đài tự động, nhưng sẽ mất khá nhiều thời gian.
Tạm kết
Bài viết hôm nay đã cung cấp thông tin về định nghĩa và lưu ý khi thiết lập tổng đài trả lời tự động. Đây là trend mới tối ưu hơn hình thức nhân sự trực tổng đài trước đây. Mong những thông tin trên sẽ đưa ra nhiều thông tin hữu ích cho Quý khách hàng.
Chúng tôi đang cung cấp dịch vụ tổng đài ảo OMICall tích hợp tổng đài trả lời tự động.
Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
