Thuật ngữ tổng đài ảo đã không còn quá lạ lẫm với những ai đang làm trong ngành kinh doanh, chăm sóc khách hàng,… Tổng đài ảo được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây, hoạt động thông qua kết nối internet Wifi, 3G, 4G. Bài viết với mục đích tổng hợp một vài thắc mắc liên quan đến tổng đài ảo mà khách hàng thường gặp.
Chức năng nổi bật của tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo không chỉ có những tính năng nghe gọi như tổng đài nguyên bản mà còn thêm nhiều điểm mạnh nổi bật như: gọi tự động (Auto Voice), trả lời tự động (IVR), hiện tên người gọi thông tin người gọi đến, lưu lại và update thông tin khách hàng bằng CRM, ghi âm cuộc gọi, quản lý chất lượng công việc của nhân viên sales/telesales, hay xuất báo cáo chi tiết về các cuộc gọi bằng Excel nhanh chóng,…
Tôi muốn tích hợp đầu số 1900 – 1800 có được không?
Dĩ nhiên là được nhé, tổng đài ảo cho phép tích hợp các đầu số 1900 – 1800. Không những vậy, còn có thể dễ dàng tích hợp các đầu số cố định, đầu số di động
Khi chuyển sang tổng đài ảo tôi có giữ lại số hotline cũ không ?
Bạn chắc chắn có thể sử dụng số hotline hiện thời của doanh nghiệp mình cho tổng đài ảo. Trong trường hợp, chưa có số hotline thì bạn sẽ được tư vấn mua đầu số mới.
Những doanh nghiệp nào phù hợp dùng tổng đài ảo?
Tổng đài ảo được ứng dụng cho các công ty, tổ chức, tập đoàn, SMEs, Startup,.. .Ở đa dạng các ngành nghề như: giáo dục, du lịch, hàng không, thương mại điện tử… . Đang có mong muốn cao về tư vấn, nâng cao chất lượng chăm sóc và quản lý khách hàng.
Hoặc muốn có hệ thống tổng đài chuyên nghiệp mà không cần đầu tư quá nhiều ngân sách vào nền tảng kỹ thuật, bảo trì, nhân viên vận hành,..
Nếu như khách hàng gọi ngoài giờ làm việc, thì có chuyển nhánh cuộc gọi auto đến máy cá nhân không ?
Câu trả lời là được nhé. Bạn có thể cài đặt chế độ này trên hệ thống tổng đài, để chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại cá nhân của nhân sự mong muốn. Khi không thể online, mạng bị yếu, hay không có người cầm máy trong ca trực.
Có ghi âm cuộc gọi của khách hàng được không?
Tổng đài ảo có chức năng ghi âm tất cả cuộc gọi của khách hàng. Bạn có thể nghe lại file ghi âm trong phần lịch sử cuộc gọi. Việc này giúp bạn dễ dàng nhìn ra và khắc phục lỗi khi tư vấn. Đồng thời, để cấp quản lý kiểm tra chất lượng làm việc của tổng đài viên tốt hơn.
Trong trường hợp tôi muốn thay đổi văn phòng làm việc thì cần gì ?
Bạn hoàn toàn có thể di chuyển hệ thống tổng đài bất cứ đâu dễ dàng. Do nó chỉ cần kết nối với internet, 3G, 4G là có thể hoạt động được trên nhiều thiết bị như: PC, Laptop, Smartphone, IP Phone.
Tổng đài ảo có lời chào tự động khi khách hàng gọi đến không?
Với tính năng IVR tự động hướng dẫn chi tiết cho người gọi đến. Bạn có thể tạo sẵn bất cứ kịch bản nào phù hợp với nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp.
Ví dụ khách hàng gọi đến sẽ nghe lời chào: “Chào mừng quý khách đã gọi đến công ty chúng tôi. Hãy bấm phím 1 để gặp bộ phận kỹ thuật, phím 2 để gặp bộ phận kinh doanh,…”
Tôi có thể cập nhật thông tin khách hàng trên hệ thống hay không?
Hoàn toàn được nhé. Tính năng CRM mini được tích hợp hỗ trợ việc lưu trữ và cập nhật thông tin khách hàng nhanh chóng ngay trên hệ thống. Bạn có thể dễ dàng truy xuất thông tin khách gọi đến. Hiển thị pop-up cuộc gọi và số lần tương tác với khách.
Trên đây là một số thắc mắc thường gặp trong quá trình tìm hiểu và đăng ký sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu bạn có thêm bất cứ thắc mắc nào nhanh tay liên hệ đến OMICall để được tư vấn nhanh nhất nhé.
Thông tin liên hệ:
Gọi đến Hotline: 0287 1010 898
Hoặc truy cập Website: omicall.com
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
- Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM
- Chi Nhánh Hà Nội Toà nhà An Hưng, 85-87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy
- Chi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
