Sử dụng tổng đài ảo thay cho giải pháp tổng đài vật lý truyền thống đã giúp doanh nghiệp giảm bớt tối đa những rủi ro, sự cố có thể xảy ra trong lúc công việc. Mặc dù vậy sẽ không có bất cứ công cụ nào hoàn hảo về mọi mặt. Các hoạt động trên tổng đài ảo phụ thuộc hoàn toàn vào internet, chính bởi vậy sẽ không tránh khỏi việc gặp gián đoạn trong lúc dùng khi mất điện, mất internet bất chợt. Vậy uy trì kết nối cuộc gọi của tổng đài ảo khi xảy ra sự cố mất điện đó? OMICall sẽ chỉ cho bạn vài mẹo ở bài viết này, hãy coi tiếp nhé!
Cách giữ kết nối cuộc gọi của tổng đài ảo khi xảy ra sự cố mất điện
1. Luôn chuẩn bị sẵn nguồn điện đề phòng
Dù hệ thống tổng đài ảo hiện đại và sáng tạo đến mức nào, cũng không thể tránh được những yếu tố bất cập tác động đến công đoạn công việc như mất điện đột ngột dẫn đến mất kết nối internet. Để dự phòng hoàn cảnh đó, con người luôn nên có sự chuẩn bị kỹ càng để tránh liên quan đến chất lượng cuộc gọi diễn ra với khách hàng.
Hãy chuẩn bị nguồn điện đề phòng như UPS, máy phát điện,… luôn được nạp đầy đủ và chuẩn bị và sẵn sàng dùng ngay bất cứ lúc nào. Bên cạnh đó, để các cuộc gọi không bị gián đoạn, bạn cần mang lại điện đầy đủ cho cả đường truyền mạng. Giống như sử dụng modem, thiết bị định tuyến, thiết bị chuyển mạch,…
2. Lựa chọn nhà cung cấp internet đề phòng
Bộ máy tổng đài cloud phụ thuộc hoàn toàn vào điện và internet nên để đảm bảo hơn cho sự phù hợp định và chất lượng cuộc gọi, ngoài nguồn điện đề phòng ra bạn cũng cần chọn lựa thêm một nhà cung cấp dịch vụ internet đề phòng cho vài trường hợp khẩn cấp. Bởi đôi khi, dường truyền internet không ổn định có thể do nhà quản lý phân phối internet đó.
3. Chuyển tiếp cuộc gọi từ tổng đài sang số điện thoại
Đây là một cách giữ kết nối của tổng đài ảo khi mất điện bất chợt vô cùng đạt kết quả tốt. Bộ máy tổng đài VoIP có công dụng chuyển tiếp cuộc gọi từ tổng đài sang số điện thoại cá nhân của tư vấn viên, giúp cuộc gọi của người mua hàng đến doanh nghiệp luôn được xảy ra trơn tru dù gặp bất kỳ hoàn cảnh bất ngờ nào. Ví dụ như ngoài giờ trực tổng đài, mất điện bất chợt, đường truyền internet không ổn định,…
Để thực hiện được điều đấy, khi cài đặt tổng đài bạn chỉ phải đăng ký các đầu số gọi ra ngoài bộ máy, cài đặt chức năng chuyển tiếp cuộc gọi tự động và cuối cùng là cấu hình theo nhu cầu của công ty.
4. Chuyển từ cuộc gọi thoại sang thư thoại
Khi mất điện bất chợt, bạn hoang mang không hề biết phải làm sao để giữ kết nối cuộc gọi với khách hàng. Chớ lo lắng bởi tổng đài ảo có giúp đỡ chức năng thư thoại, người mua hàng có thể để lại lời nhắn, mong muốn, câu hỏi của mình. Thư thoại sẽ được lưu lại kể cả khi mất điện hay mất kết nối mạng. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập chuyển tiếp thư thoại sang email để dễ dàng xử lý hơn.
5. Chuyển tiếp cuộc gọi sang máy nhánh của chi nhánh kinh doanh khác
Sẽ thật không may nếu như một cuộc gọi ảnh hưởng đến giao dịch bị mất kết nối giữa chừng, làm chậm trễ nội dung cũng giống như chất lượng buổi giao dịch. Chính vì thế tổng đài ảo sẽ hỗ trợ bạn chuyển tiếp cuộc gọi đang bị trục trặc sang máy nhánh của một chi nhánh khác của tổ chức, duy trì cuộc giao dịch đang thực hiện dang dở.
6. Lựa chọn nhà quản lý phân phối tổng đài ảo uy tín
Ngoài hai yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng một cách trực tiếp đến hoạt động của tổng đài ảo, thì đôi lúc trục trặc cũng xuất hiện từ bất ổn từ bộ máy của nhà phân phối. Chính bởi vậy bên cạnh việc chuẩn bị những phương án để xử lý các vấn đề phát sinh, thì việc đặt ra tiêu chí để Lựa chọn tổng đài, nhà phân phối cũng rất quan trọng.
Lời kết
OMICall – Tự tin là nhà quản lý phân phối tổng đài ảo uy tín, chất lượng cho mọi công ty. OMICall đã triển khai mang lại, xây dựng hệ thống tổng đài ảo cho những công ty lớn, nhỏ và nhận được sự tin tưởng tuyệt đối từ các Quý đối tác. Thu thập đó làm tiền đề để OMICall không ngừng phát triển, cải thiện bộ máy để có khả năng cung cấp cho khách hàng hệ thống hỗ trợ kinh doanh tuyệt vời nhất. Đảm bảo thuyết phục trọn vẹn mọi tiêu chí mà doanh nghiệp ước muốn và đòi hỏi.
Nội dung chia sẻ rất đầy đủ 6 cách giữ kết nối cuộc gọi của tổng đài ảo khi xảy ra sự cố mất điện. Nếu bạn cần xem thêm về dịch vụ tổng đài ảo hay các hỗ trợ khác, liên hệ ngay thông qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP thông minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Sài Gòn
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
